¿Qué dice el Ministerio de Trabajo en Perú sobre el control de asistencia laboral?

El Decreto Supremo Nº 004-2006-TR, dice que “Dictan disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada”; este señala que

“(…) todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe tener un registro permanente de control de asistencia, en el que los trabajadores consignarán de manera personal el tiempo de labores (…)”

Decreto Supremo Nº 004-2006-TR

También deben registrar sus marcaciones, las personas bajo modalidades formativas laborales o personal destacado por contratistas, según esta ley.

¿En qué consiste el registro de control de asistencia?

El registro de control de asistencia, en su forma más básica, se realizaba de manera manual y hoy en día, gracias a la transformación digital, hace parte de un sistema computacional al servicio de la empresa.

Por lo tanto, trata de un control permanente de las horas laboradas por los trabajadores. Control que servirá para llevar la contabilidad del tiempo laborado, horas extras, vacaciones, etc… las cuales deben ser remuneradas por los empleadores conforme a Ley.

Todo empleador, sujeto al régimen laboral de la actividad privada, tiene la obligación de tener un registro permanente de control de asistencia, en donde sus trabajadores, de manera personal, realicen su registro.

En este documento, deben registrar las horas de entrada y de salida del área laboral asignada en la empresa.

¿Qué información debe contener el registro?

En primer lugar, todo registro de control de asistencia debe contener, como mínimo y la siguiente información:

• Nombre denominación y razón social del empleador.
• Número de registro único de contribuyente.
• Nombre y número de documento obligatorio de identidad del trabajador.
• Fecha, horas minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
• Hora y minutos fuera de la jornada de trabajo.

Actualizaciones a la Ley en materia de registro de control de asistencia

En el Perú, el 02 de Julio del 2021 se emitió el Decreto Supremo N° 014-2021-TR que modifica el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado mediante Decreto Supremo N° 019-2006-TR.

En el Artículo 25, que habla sobre infracciones muy graves en materia de relaciones laborales, se contemplan lo siguientes incumplimientos:

25.19- No contar con el registro de control de asistencia, respecto de uno o más trabajadores, o que, teniéndolo, no contenga información mínima, o impedir o sustituir al trabajador en el registro de su tiempo de trabajo.

Decreto Supremo N° 014-2021-TR

Además, se indica que las entidades del sector público, sujetas al régimen laboral de la actividad privada, para quienes esta norma entró en vigencia a partir del 1ro de Enero 2008 (artículo 1º del decreto supremo 021-2006-TR). deben poner a disposición el registro cuando lo soliciten:

• La Autoridad Administrativa de Trabajo.
• El sindicato respecto de los trabajadores que representa.
• A falta de sindicato, el representante de los trabajadores.
• El trabajador sobre la información vinculada a su labor.
• La autoridad pública determinada por Ley.

Del mismo modo, se señala que, se puede impedir el registro de ingreso al colaborador que llegue fuera del horario fijado como tolerancia al ingreso.

Así mismo, queda prohibida toda disposición que establezca un registro de salida previo a la conclusión del horario pactado como jornada laboral.

¿En qué consiste un software de control de asistencia de personal?

La forma en que normalmente las empresas pagan a sus empleados, es mediante una contraprestación económica por el tiempo que éstos trabajan.  

Así, según cada contrato específico, el empleado tiene una remuneración determinada por una cantidad de horas diarias o semanales en las que realizará labores a favor de la empresa.

De esta manera es que se hace necesario llevar un control exhaustivo de las horas que trabajan los empleados.  Esto garantiza que cada trabajador está cumpliendo con los horarios establecidos en su contrato de trabajo y, por consecuencia, resultando útil para la empresa.

¿Cuál es la mejor manera de llevar este control?

Desde mediados del siglo XIX, en plena industrialización, un sistema de control de asistencia de personal ya se hacía necesario. Hacia finales de ese siglo, se inventó un dispositivo que permitía registrar de forma automática el inicio y el final de la jornada laboral de los trabajadores: el reloj de marcar.

Hoy en día, los softwares de control de asistencia de personal tienen muchas más funcionalidades, pero el principio es el mismo.  Este registro contempla, además, el tiempo dedicado a las horas de descanso, las horas extras, las tardanzas y las ausencias.

Gracias a esto, se puede tener un control minucioso de asistencia laboral. De esta manera, es posible tener constancia de las horas extra que deberán incluirse en la remuneración de los empleados o los descuentos que deba hacerse, según sea el caso.

Adicionalmente, este control es una forma de recabar datos que pueden ser usados por la empresa para medir su nivel de productividad en determinados periodos.

¿Qué ventajas tiene controlar el registro de entrada y salida de los empleados?

Una de las funcionalidades que ofrecen los softwares de control de asistencia de personal es la habilidad de centralizar los datos de entrada y salida de los empleados.

Por lo tanto, cualquier usuario que tenga los permisos, podrá consultar la información necesaria en un solo lugar. Esta información de los empleados suele ser vital para la operación de la empresa, por lo que tenerla almacenada de manera ordenada y con un acceso sencillo puede ahorrar muchos dolores de cabeza.

Aquí te detallamos algunas de las ventajas que trae la centralización de datos del registro de asistencia laboral:

Conseguir datos en tiempo real y de manera automática

Como todos los datos del personal se encuentran centralizados en un solo software, es sencillo acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Ya sea que quieras ver información de un solo trabajador, de un departamento en específico o de toda la empresa, podrás hacerlo sin tardar más de unos segundos.

Evitar archivos duplicados

Un problema de toda la vida es la duplicidad de archivos. Esto se genera al mover archivos de una carpeta a otra cada vez que se requiera consultar o modificar algún dato.

Sin embargo, si esta incidencia se multiplica a lo largo del tiempo en diferentes archivos de la empresa, podemos llegar a tener un montón de basura alojada en nuestro sistema.

Esto trae consigo no solo problemas de espacio, sino que también pueden encontrarse divergencias entre los documentos que se encuentran alojados en diferentes localizaciones.

Además, puede escalar y traer problemas de imprecisiones a la hora de hacer pagos o llevar a la toma de decisiones en información incorrecta. Por ello, la gran ventaja de la centralización de la información es eliminar este problema y sus posibles consecuencias por completo.

Automatización de tareas

Cuando los datos no están integrados en una sola herramienta, no es posible automatizar tareas. Para poder hacerlo, primero una persona tendrá que digitar los datos manualmente en la herramienta principal. Es decir, habrá que realizar varias tareas manuales antes.

Si queremos, por el contrario, visualizar datos que se generen de manera automática, necesitamos contar con un sistema de datos centralizado. Esto nos permitirá visualizar información de nuestro negocio en tiempo real, sobre la cual podremos tomar mejore decisiones.

¿Cómo se hacía el registro de asistencia laboral anteriormente?

Antes de la popularización de los softwares de control de asistencia, era una práctica muy común en las empresas llevar este registro de forma manual.

Para esto, se utilizaban plantillas preestablecidas, tanto en formato digital como físico. Sin embargo, el digitar estos datos de manera manual, deja mucho lugar para errores. Sobre todo, cuando se trata de un alto volumen de información.

Es decir, mientras más grande sea la empresa y más información haya que procesar, el margen de error puede ser aún más grande. Por lo tanto, con un sistema automatizado, es posible llevar un control más exhaustivo de la asistencia de los trabajadores.

Importancia de digitalizar el control de la asistencia

Como ya hemos visto, llevar nuestro registro de asistencia de personal de manera digital puede traernos numerosos beneficios como:

• Ahorro significativo de tiempo.
• Minimización de errores humanos.
• Mejor visibilidad de la productividad de la empresa
• Evita caer en infracciones graves ante el Ministerio de Trabajo. El cumplimiento de la ley será beneficioso para ayudar al logro de los objetivos de las diferentes áreas de tu empresa.
• Evita el riesgo de sufrir fraudes relacionados al ingreso y salida del personal de tu empresa, implementando un software para el registro de control de asistencia.

Por eso, es importante para el crecimiento de la empresa contar un sistema de control de asistencia de personal que le permita optimizar sus recursos.

Sesame HR: un software de control de asistencia a la medida

Si hablamos de simplificar el control horario del personal de la empresa, Sesame HR ofrece las herramientas adecuadas para hacerlo. Este software de control de asistencia permite optimizar la gestión de empleados, ahorrando tiempo, esfuerzo y dinero.

Los empleados pueden marcar su entrada y salida con un solo clic. Además, es igual de sencillo hacer pausas, cambiar de tareas o añadir detalles de las tareas.

De hecho, para mejorar la planificación, permite crear calendarios de trabajo para los empleados. De esta manera, ellos reciben sus horarios y turnos de forma inmediata y cómoda.

Además, cuenta con integraciones que permiten conectar con otros softwares de creación de nóminas. Y, para llevar un control adecuado del rendimiento laboral de la empresa, pueden generarse informes interactivos

Estos pueden descargarse también en formato Excel y PDF. Pero, lo mejor de todo: cuenta con una app mobile tanto para Android como iOS que permite marcar, gestionar y aprobar tiempos del equipo desde cualquier lugar.

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