Viáticos: ¿qué son y cuándo es obligatorio pagarlos?

Para tener un control efectivo de las finanzas de una empresa, es relevante conocer la gestión de viáticos. Lo cual implica presentar una adecuada resolución a varios factores asociados a un viaje de trabajo.

Todo esto con el fin de que el personal pueda cumplir con los objetivos asignados, sin afectar la gestión financiera.

Es decir, que los viáticos permiten llevar el registro y organización de los recursos económicos asignados. 

Además, ayudan a definir medidas concretas sobre límite de gastos, pagos y reembolsos. Con respecto a una política de viaje fijada por la empresa. 

Por ello, te vamos a mostrar que son los viáticos y cuáles son las variables involucradas en su gestión.

¿Qué son viáticos?

Son recursos monetarios asignados a los colaboradores por parte de la empresa. Con objeto de cubrir los gastos que surjan en el cumplimiento de sus funciones, fuera del área habitual de trabajo.

Además de asegurar un nivel de eficiencia adecuado en las acciones que llevan a cabo los empleados. De acuerdo a los procesos y objetivos de la organización.

En otras palabras, los viáticos proveen al personal de los recursos necesarios para desempeñar sus funciones al viajar.  

Tomando en cuenta las actividades a realizar, el tipo de traslado, sitio y el tiempo establecido.

¿Cuándo es obligatorio pagar viáticos?

En el momento que un empleado se desplaza fuera de su sede habitual de trabajo para cumplir con sus funciones. Se considera necesario el otorgamiento de viáticos.

De hecho, la concesión y el cálculo de estos recursos económicos son previstos por la empresa. Considerando sus procedimientos y políticas administrativas internas.

Sin embargo, el Decreto Supremo Nº 007-2013-EF, el cual regula la asignación de viáticos para funcionarios públicos. Establece en su artículo 2 ° lo siguiente:

“Para otorgar viáticos, se define como un día a las comisiones de servicios mayores a 4 horas y menores o iguales a 24 horas”.  

Decreto Supremo Nº 007-2013-EF

En cambio, si el lapso de tiempo es menor, el monto del viático será proporcional a las horas de comisión.

¿Qué incluyen los gastos de viáticos?

Según la Ley de Impuestos a la Renta, los viáticos comprenden los gastos por concepto de:

Alimentación

Si un colaborador viaja por trabajo, le corresponde a la empresa sustentar los gastos por comidas durante el tiempo de traslado.

Es decir, que los gastos por alimentación representan una condición de trabajo.  Cuando el trabajador realiza sus labores fuera del lugar de residencia habitual.

Hospedaje

En una asignación o traslado laboral, la empresa debe encargarse de los gastos por concepto de alojamiento.

Además, el traslado laboral debe ser autorizado y aprobado para la asignación de viáticos.

Movilidad

Los gastos por movilidad constituyen una condición de trabajo. En este caso se refiere a los pagos necesarios para facilitar el traslado y hacer posible la actividad laboral.

Esto quiere decir, que los viáticos sirven para cubrir los gastos del trabajador en un sitio distinto a su residencia habitual. Bajo los siguientes criterios:  

Criterios legales

El inciso r del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, establece que los gastos por alimentación, hospedaje y movilidad:

“No deben exceder el doble del monto que otorga el gobierno central a sus funcionarios de mayor jerarquía”

Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta

Tomando en cuenta que el monto de viáticos es de S/ 320 por día para jefes y directores del sector público.  

Ejemplo de pago de viáticos en una empresa

El asesor comercial de SOLMIPE, un proveedor de equipos para el sector minero localizada en Lima, debe cerrar un importante contrato.

Se trata de la compra de 3 equipos de perforación para una mina ubicada en Arequipa. Cuya cotización ya fue aprobada y es necesario revisar las condiciones.

Por ello, se requiere el traslado del asesor comercial desde Lima hasta Arequipa por un lapso de 2 días.

En vista de esta asignación, la empresa gestiona el otorgamiento de viáticos.Esto por concepto de traslado, lo que incluye, pasajes de avión y transporte local.

Así como el pago de comidas y alojamiento por 2 días. Todo ello, para garantizar que el asesor comercial pueda cerrar la venta de los equipos de forma exitosa.

¿Cómo evitar malos entendidos con estos pagos?

La gestión financiera en cualquier empresa debe partir de un proceso de veracidad y legibilidad ¡Transparencia entre las partes involucradas!

En este caso, para llevar una gestión efectiva y segura de principio a fin, hay que considerar 2 factores claves:

Solicitud y autorización de viáticos

Para garantizar el pago adecuado de los viáticos y el tiempo previsto.  Es necesario considerar una solicitud, en la cual se describa el motivo y los detalles del traslado.

Además, esta solicitud debe ser aprobada por la línea de supervisión designada.  Con el objetivo de validar los pagos que correspondan. 

Los formatos y criterios de dicho proceso van a depender de las políticas de cada empresa. Es decir, de cómo evalúan y distribuyen los recursos económicos.

Rendición de cuentas

El colaborador que perciba viáticos por un viaje de trabajo. Deberá sustentar sus gastos con comprobantes de pago por los servicios de movilidad, alimentación y hospedaje.

De no ser así, es posible incurrir en faltas y sanciones legales. Como pasó con un servidor público, el cual fue suspendido por sustentar sus viáticos con boletas falsas.

Una rendición de cuenta efectiva, solo incluye comprobantes de pagos autorizados por la SUNAT.

Es decir, facturas o boletas sin borrones o alteraciones, y las cuales deberán corresponder a las fechas y lugares de la comisión de servicio.

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