Cuáles son los pasos de la gestión documentaria

¿Sabías que una gestión documentaria es un proceso clave para obtener flujos de trabajo efectivos? Pues, sí una buena gestión de documentos permite garantizar que la información esté organizada y sea accesible.

Pero, ¿qué es la gestión de documentos hoy en día? Bueno, son todas las acciones y técnicas utilizadas para administrar y preservar los documentos de manera eficiente.

Las cuales, juegan un papel vital en cualquier empresa, si pensamos en la avalancha de información que hay en la actualidad. En vista de ello, te vamos a enseñar paso a paso la gestión de documentos y su aplicación práctica.

Cuáles son los procesos de la gestión documentaria

Una gestión documentaria eficiente se encuentra integrada por 7 procesos, los cuales son:

1. Incorporación: tiene como propósito seleccionar los documentos y la forma en que deben ser añadidos al sistema de gestión.
2. Registro: el objetivo es anexar de manera formal los documentos a través de una referencia, etiqueta o código designado.
3. Clasificación: trata la organización de los archivos de forma estructurada y en función de ciertos criterios.
4. Almacenamiento: hace referencia a la preservación de los documentos de manera confiable e integral.
5. Acceso: tiene la función de definir los criterios y usuarios para acceder a los documentos, según las reglas de la empresa.
6. Trazabilidad: consiste en determinar la ubicación de un archivo e identificar los usuarios que lo han consultado.
7. Disposición: este proceso se aplica cuando ha culminado en tiempo de conservación de un documento conforme los criterios de la empresa.

Quién es el encargado de la gestión documentaria

Bueno, en este caso la respuesta va a depender del tipo de estructura y el tamaño de la empresa. Ya que las empresas grandes pueden contar con un departamento específico que se encargue de la gestión documentaria.

Mientras que en las empresas medianas o pequeñas esta puede ser una responsabilidad compartida entre los empleados. Lo que quizás resulte ser una tarea que requiera mucho tiempo, si no se cuenta con las herramientas adecuadas.

De hecho, un estudio de la UNFV determinó que un sistema de gestión documental permite reducir el tiempo de trámite de documentos. Puesto que la media del tiempo de trámite obtenida pasó de 44 días a 27 días con la implementación del sistema.

Tipos de sistemas de gestión documental

Existe una gran variedad de tipos de sistemas de gestión documental para distintos entornos de trabajo. Sin embargo, aquí te mostramos los más utilizados:

Sistemas de gestión documentaria en físico

Este tipo de sistemas se utiliza para organizar y controlar documentos en formato físico, por ejemplo, reportes o facturas. Donde se incluyen procesos y tareas de la gestión documentaria relacionados con:

• Registro.
• Clasificación.
• Almacenamiento.

Sin embargo, hay que resaltar que cada vez más empresas están apostando por la transformación digital. No solo para mejorar estos procesos, sino también por temas de tiempo, espacio, accesibilidad y seguridad.

Sistemas de gestión documental electrónicos

Son sistemas que se emplean para organizar, almacenar y controlar documentos en formato electrónico. Además, facilitan el acceso rápido a los archivos, y ayudan a mejorar los flujos de trabajo.

En otras palabras, los sistemas de gestión documentaria electrónicos promueven la optimización del tiempo y los recursos. Mayor eficiencia en los procesos y ahorro de tiempo y dinero con la automatización de cada tarea.

Sistemas de gestión de documentos en la nube

Este tipo de sistema ayuda a almacenar y organizar los documentos en una nube, lo cual facilita el acceso a ellos. Por lo tanto, podrás revisar cualquier información a través de un dispositivo smart.

Además, permite que varios usuarios puedan trabajar de manera simultánea en los documentos. Una solución práctica para la gestión documentaria en estos tiempos de transformación digital.

Qué es un gestor documental digital

Es una herramienta que permite optimizar la organización y control de documentos con base a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, un gestor documental digital ayuda a capturar, almacenar y hacer un seguimiento de la información.

Lo que representa una enorme ventaja, si tomamos en cuenta la gran cantidad de documentos que se pueden generar. Además del tiempo que se invierte para su tratamiento y análisis de cada uno de los archivos.  

De hecho, el objetivo clave de esta herramienta es facilitar la gestión documentaria eficaz y oportuna. Esto por medio del acceso rápido, seguro y controlado a los documentos de la empresa.

Cuáles son las funciones de un gestor documental digital

Un gestor documental digital eficiente que se adapte a las necesidades y operaciones de una empresa cuenta con estas 3 funciones:

Clasificación para la gestión documentaria  

Con un gestor documental digital tienes la opción de organizar los documentos de manera rápida y sencilla. En este caso, la clasificación de la información se efectúa con base a los criterios de la empresa.

Por ejemplo, podrás ordenar los documentos por categorías como: contratos, registro de empleados, informes. Todo esto de manera rápida y práctica bajo un entorno digital.

Almacenamiento centralizado de la información

Esta función te permite guardar y preservar todos los documentos y archivos en un mismo lugar de forma práctica. Por lo tanto, tendrás un acceso más rápido y fácil a la información de la empresa, sin contratiempos.

Dile adiós, a esas largas jornadas buscando un archivo o al caos que se genera cuando existen múltiples versiones de un mismo reporte.  A través de una gestión documentaria digital, todos los datos claves de la organización estarán donde deben estar.  

Acceso seguro y trazabilidad de los documentos

Con un programa de gestión documental tienes la opción de acceder desde cualquier dispositivo smart a la información. No importa dónde te encuentres, si necesitas revisar un archivo lo tendrás al alcance de un clic.

Además, podrás definir niveles de permiso para el acceso y recibir notificaciones cuando se cargue un nuevo documento. Lo cual va a permitir manejar la información de la empresa de forma oportuna, eficaz y segura en cualquier momento.

Todas estas funciones y mucho más tendrás disponible con el software de Recursos Humanos de Sesame HR. Una solución integral para la gestión documentaria eficiente del talento humano.

¿Quieres conocer SesameHR?

Regístrate en menos de 5 minutos y descubre cómo puedes digitalizar la gestión de empleados con SesameHR y optimizar tu día a día.

¡Crea tu cuenta!