5 Herramientas de gestión de proyectos para usar en tu empresa

Hoy en día, existen diversas herramientas de gestión de proyectos que permiten optimizar el análisis de tareas, acciones y recursos. Todo ello, con el propósito de alcanzar objetivos en el tiempo y con la calidad esperada.

De hecho, la gestión de proyectos involucra la integración de procesos, técnicas e instrumentos para garantizar el éxito. Lo cual debe estar orientado a potenciar las habilidades y capacidades del equipo de trabajo de la empresa.

Además, un estudio publicado en el diario El Peruano, sostiene que el 94% de las empresas en el Perú invierten en tecnología. Según datos recopilados al cierre del año 2022 para el análisis de estrategias de mejora.

Por ello, te vamos a mostrar 5 herramientas de gestión tareas de proyectos, que ayudarán a coordinar cada pieza de forma efectiva ¿Estás listo?, empecemos.

¿Cómo se puede gestionar un proyecto con ayudas digitales?

Sin duda, la tecnología juega un papel clave para la gestión exitosa de proyectos en una empresa. Ya que permite evaluar cada fase en tiempo real y de manera práctica.

En otras palabras, las herramientas de gestión de proyectos facilitan la planificación, ejecución y control. A través del seguimiento de tareas y recursos en coordinación continua con el equipo de trabajo designado.

Donde se toman en cuenta 5 aspectos para lograr el cumplimiento de objetivos y el cierre exitoso de un proyecto:

• Programación de la secuencia de tareas.
• Asignación de recursos.
• Monitoreo de avances en la ejecución de tareas e identificación de retrasos.
• Accesibilidad a la información del proyecto.
• Comunicación continua entre los miembros del equipo asignados al proyecto.

Excel: herramienta de gestión de proyectos básica 

Para nadie es un secreto que Excel es una de las herramientas digitales más utilizadas por las empresas. Lo que lo ha convertido en un elemento básico dentro de la gestión de proyectos efectiva.

De hecho, esta herramienta permite monitorear y controlar los siguientes criterios en un proyecto:

• Secuencia de tareas y su progreso
• Recursos asignados por cada actividad.
• Duración del proyecto y fechas límites de tiempo.
• Estructura de trabajo.

Sin embargo, hay que recordar que el ingreso de datos se hace de forma manual, lo cual puede generar la aparición de errores. Además, se debe tener un conocimiento intermedio del programa para formular los formatos de trabajo.

Google Drive: solución digital para compartir archivos

Uno de los aspectos claves en la gestión de proyectos es el manejo adecuado de la información y los documentos. Ya que estos dan constancia del progreso de las tareas y de las actividades de seguimiento.

En este caso, Google Drive permite crear, compartir, almacenar y trabajar de forma conjunta cualquier archivo. Todo esto en tiempo real y de manera sencilla desde cualquier dispositivo electrónico.

De esta manera, el equipo de trabajo tendrá acceso a los documentos del proyecto sin importar donde se encuentren. Una de las herramientas de gestión de proyectos ideales para centralizar la información.

Microsoft Project: pieza clave entre las herramientas de gestión de proyectos

Es una de las herramientas de gestión de proyectos más efectivas para planear y dar seguimiento a las tareas. Además, permite evitar retrasos y aumentar la productividad.

De hecho, con Microsoft Project se puede llevar a cabo las siguientes funciones con referencia a la administración de proyectos

• Registro y asignación de tareas.
• Definición de ruta crítica de trabajo.
• Establecimiento de recursos y presupuestos
• Seguimiento de la duración del proyecto y fechas límites.
• Creación de informes para la toma de decisiones.

Pero, hay que tomar en cuenta que esta herramienta digital tiene limitaciones para realizar trabajo colaborativo. Lo que sin duda hoy en día se ha vuelto una prioridad en la gestión de proyectos de cualquier empresa.

Dropbox: espacio de trabajo colaborativo

Esta herramienta permite la colaboración y almacenamiento de archivos en línea. Lo cual facilita el control de archivos y soportes en búsqueda de garantizar un flujo de trabajo dinámico en el proyecto.

Además, cuenta con una función para administración de tareas y cumplimiento de plazos límites.  Donde cada uno de los miembros del equipo pueden marcar las tareas ya completadas o informar el avance obtenido.

En la gestión de proyectos, Dropbox es la opción ideal para intercambiar información y sincronizar archivos. Desde cualquier lugar donde te encuentres podrás evaluar registros y soportes de las actividades. 

Según la Agencia Peruana de Noticias Andina, más de 275 millones de personas en el mundo usan esta herramienta. Para ejecutar trabajo colaborativo y evaluar de forma sencilla el avance de tareas de un proyecto.

Sesame HR: opción integral entre las herramientas de gestión de proyectos

En la actualidad es necesario llevar una gestión de proyectos dinámica y automatizada. Que facilite una visión completa de cada una de las fases y aspectos involucrados en el logro de objetivos.

Por ello, con Sesame HR podrás organizar y controlar tareas en tiempo real de forma fácil y rápida.  También medir el rendimiento de de los miembros del equipo de trabajo asignados al proyecto.

Una herramienta digital completa que permite gestionar de manera práctica y segura múltiples aspectos relacionados con:

1. Planificación y seguimiento de tareas.
2. Plazos límites del proyecto.
3. Duración del proyecto
4. Turnos de trabajo y asistencia de los colaboradores.
5.  Rendimiento laboral.
6.  Monitoreo y control de horas extras.  
7.  Documentos y elaboración de informes.
8.  Comunicación entre los miembros del equipo de trabajo.

Por esta razón, si buscas herramientas de gestión de proyectos integrales y dinámicas para usar en la empresa. No dejes de ver todas las funciones que trae Sesame HR.

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