¿Qué es la planificación de proyectos y en qué consiste?

¿Sabías la planificación de proyectos es unos de los pasos clave para gestionar bien una empresa? Pues así es. La gestión de tareas permite su distribución ordenada para alcanzar un objetivo.

Para poder evaluar los recursos disponibles como empresa, primero se debe definir el propósito del proyecto. Y de esta forma, lograr resultados eficientes y oportunos.

Además, esta programación de tareas involucra 5 elementos:

• Objetivos y estrategia.
• Visión a futuro.
• Elección y tiempo.

El análisis de estos elementos ayuda a los directores a generar cambios positivos. Así como a mantener la estabilidad y mejorar la productividad de la empresa.

Por esta razón, te vamos a mostrar todo lo que debes saber sobre la planificación de proyectos ¿Estás listo? ¡Vamos allá!

Qué es la planificación de proyectos

Es el proceso de organizar todas las tareas o actividades involucradas de un proyecto de manera lógica. Esto, con la intención de obtener objetivos definidos.

De hecho, este proceso implica la toma de decisiones. Y aquí, el centro de atención se enfoca en 3 principios:

• Investigar medidas.
• Definir objetivos de una empresa.
• Seleccionar el camino a seguir para alcanzar los objetivos.

Un proyecto es un conjunto de tareas vinculadas entre sí. Y por ende, dirigidas a obtener resultados relevantes para la empresa.

Por lo tanto, la planificación de proyectos no solo implica la forma en que se llevarán a cabo las tareas. Sino también el seguimiento, control y cierre de estas en un lapso de tiempo concreto.

Cómo hacer una planificación de proyectos

Para llevar una planificación de proyectos adecuada hay que considerar las siguientes etapas:

1. Definición de objetivos

Al iniciar este proceso, lo primero que debes fijar es qué quieres lograr con el proyecto. En otras palabras, definir de manera clara y precisa los objetivos.

De esta etapa, va a depender todo el enfoque del proyecto. Por ejemplo:

• Secuencia de tareas.
• Tiempo de ejecución.
• Asignación de recursos.

Además, los objetivos pueden ser expresados de forma cuantitativa o cualitativa. Y esto va a depender del tipo de proyecto que se quiere llevar a cabo.

2. Determinar el alcance

En este caso, el alcance de un proyecto permite definir los límites de acción. Y todo el trabajo necesario para su ejecución, lo que incluye:

• Recursos.
• Entregables.
• Costos asociados.

De modo que, su fijación está sujeta al tipo de proyecto y a los criterios del equipo de trabajo.

En otras palabras, se trata de la labor a realizar para entregar el resultado final. Sea cuáles sean las propiedades y funciones del proyecto.  

3. Identificar recursos, costos y riesgos

Uno de los recursos más relevantes de un proyecto es el talento humano. Por lo tanto, es clave identificar qué destrezas y conocimientos son requeridos.

Además, hay que evaluar lo necesario para aplicar el proyecto de manera adecuada:

• Herramientas.
• Recursos económicos.
• Materiales necesarios.

Por otro lado, debes establecer los riesgos asociados a su puesta en marcha. Con el objetivo de tomar medidas de acción preventivas y oportunas.

4. Elaborar un plan de trabajo

En este caso, haz un documento que describa cómo se llevará a cabo el proyecto de principio a fin. Por lo tanto, incluye:

• Objetivos.
• Alcance.
• Talento humano encargado de la ejecución.
• Presupuesto requerido.
• Líneas de comunicación interna.
• Riesgos asociados y medidas preventivas.
• Cronograma de un proyecto.
• Métricas, acciones de control y seguimiento de avances. 

5. Monitoreo y control

Dentro de la gestión de proyectos, hay que tomar en cuenta que siempre van a surgir cambios. Por ello, es clave el monitoreo y control de la ejecución de las tareas.

Todo, con la intención de evaluar el logro de los objetivos planteados. Además de tener la opción de presentar acciones de mejora efectivas.

En otras palabras, medir el pulso de avance en el logro de los objetivos propuestos.

La importancia de la planificación de proyectos

Uno de los puntos más relevantes de la planificación de proyectos es prever todo lo necesario. Es decir, tomar decisiones con visión de futuro y fijar la manera de lograr los objetivos.

Gestionar tareas y asignar recursos adecuados, elevan la opción de hacerlo de forma exitosa en cualquier proyecto.

Según un análisis de la ESAN, si no existiera la planificación las empresas marcharían a ciegas. Lo cual aumenta los riesgos asociados al proyecto y los costos de inversión.  

Gestor de tareas digital para tu proyecto

Hoy en día, para llevar una gestión adecuada se necesita optimizar recursos. Por esta razón, automatizar se ha vuelto clave en la planificación de proyectos.

Aquí, el uso de un software con la función de gestor de tareas como Sesame HR te va a permitir:

• Organizar y clasificar tareas de un proyecto por medio de etiquetas.
• Asignar tareas específicas a cada miembro del equipo de trabajo.
• Monitorear el tiempo de ejecución a través de un cronograma de actividades.
• Medir el rendimiento laboral de forma automática.
• Crear alertas para mejorar los tiempos de ejecución.
• Analizar la rentabilidad y los costos asociados al proyecto.
• Modificar los tiempos de cada tarea según los cambios que puedan surgir.

Llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel

Todas estas opciones llevan a la planificación de proyectos al próximo nivel. De hecho, un gestor de tareas digital en una empresa tiene el propósito de:

• Planificar.
• Organizar tareas.
• Gestionar recursos.
• Monitorear y medir el avance.

Según una investigación académica de la PAD sobre la transformación digital en Perú y la gestión empresarial para el 2022:

El 94% de los encuestados reconoce la importancia de la transformación digital en todos los sectores del mercado. Además, el 32% considera que esta afirmación se relaciona con la optimización de los procesos y reducción de costos.

Entonces, ¿quieres ser parte de la transformación digital y la gestión efectiva de proyectos? Pues las funciones que ofrece Sesame HR suenan muy interesantes, ¿verdad? ¡Atrévete a experimentar el cambio en tu empresa! Y si quieres seguir conociendo más sobre otros temas de RR.HH., te animamos a seguir en nuestra sección de recursos.

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