5 ventajas de contar con un calendario de turnos de trabajo digital

De la misma manera que usamos la agenda o el teléfono móvil para ordenar nuestro día a día. Un calendario de turnos de trabajo, permite que una empresa pueda organizar su equipo de trabajo en todo momento.  

Este cronograma o plantilla, se utiliza para mantener los horarios de trabajo ordenados y accesibles. En este punto, la gestión de turnos tiene la función de buscar la eficacia, aprovechando al máximo el tiempo operativo.

Pero, hay que tomar en cuenta que la gestión de turnos, depende de las actividades y necesidades de la empresa. Por lo general, en Perú se manejan turnos fijos o rotativos. Considerando que las empresas del sector industrial o de servicios, son las que más utilizan el esquema de turnos rotativos.

Es ahí, donde el uso de un calendario de turnos de trabajo cobra más fuerza. Debido a que esta herramienta ayudará a gestionar los horarios, días de trabajo y de descanso para cada colaborador.

Ventajas de llevar un calendario de trabajo por turnos

Permite una planificación eficiente en la gestión de turnos

Sabemos, que el tiempo vale oro y hasta más, si buscas tener altos índices de rendimiento.

Es decir, un calendario de turnos de trabajo ayudará a visualizar de forma clara y ordenada el personal, horarios, descansos y rotación de todo el equipo de trabajo.  

Con este cronograma tendrás la certeza de quién trabaja, cuándo y que puesto ocupa. Además, el equipo de trabajo podrá saber sus horarios operativos en tiempo real. Un verdadero planificador de horarios laborales al alcance de tus manos.

Aumenta la productividad a través de la gestión de turnos

Una gestión de turnos efectiva, ayuda a incrementar la productividad en una empresa. Lo cual es posible con un calendario de trabajo por turnos.

De hecho, saber que personal está disponible, permite evaluar que actividades se pueden realizar y en qué momento. Lo que implica, una coordinación efectiva y eficiente del equipo de trabajo y los recursos materiales.   

Por ello, lograr un balance en los turnos de trabajo, es un factor de gran impacto en la productividad laboral.  

Ayuda a tener un buen ambiente de trabajo

En Perú, según la constitución, se tiene una jornada máxima de trabajo de 8 horas diarias o 48 semanales. Lo que quiere decir, que los colaboradores de una empresa invierten gran cantidad de su tiempo en sus actividades laborales.

Por ello, es importante tener un balance entre el tiempo de trabajo y la vida personal. Una herramienta para impulsar ese balance es el calendario de turnos de trabajo.

Entonces, si tenemos un buen ambiente de trabajo, vamos a tener un equipo de trabajo eficiente.

Facilita el control de costos en la gestión de turnos

Un calendario de trabajo por turnos, resulta una herramienta útil para la gestión de pagos y comisiones. Debido a que permite evaluar las horas de trabajo de cada colaborador en un lapso de tiempo determinado.

También facilita el cálculo de horas extras. La Ley Nº 27671, en Perú, establece que el tiempo de trabajo que exceda la jornada diaria o semanal se considera sobretiempo.

Si esto sucede, para las 2 primeras horas se debe abonar un recargo a convenir, no menor al 25% por hora calculada sobre la remuneración. En cambio, para las horas restantes se define un valor proporcional al 35%.  

Favorece el cumplimiento de las regulaciones

La jornada de trabajo, es el tiempo durante el cual un colaborador se encuentra a disposición de una empresa. Este tiempo de trabajo se encuentra regulado bajo condiciones de ley en el Perú.

Como ya mencionamos, la jornada máxima diaria de trabajo es de 8 horas. Si la empresa por sus actividades realiza turnos de trabajo que comprendan jornadas en horarios nocturnos, estos deberán ser rotativos.

Considerando que la jornada en horario nocturno va desde las 10:00 p.m. hasta las 6:00 a.m. Un calendario de turnos de trabajo permite cumplir con estas condiciones, al definir los horarios y el tiempo de disposición de cada colaborador.

Herramientas para crear un calendario de turnos de trabajo

Para hacer estos cronogramas es muy habitual usar excel. Sin embargo, existen software y aplicaciones que permiten optimizar esta tarea. Lo que significa ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y reducir el caos.

Ahora, quizás tengas la duda, ¿cómo una hoja de excel puede generar caos?

Vamos a analizar lo siguiente:

Líneas de producción en problemas por un calendario de turnos de trabajo

Una planta de cementos para garantizar sus niveles de producción y brindarle soluciones constructivas a sus clientes. Establece jornadas para el equipo de operaciones de tres turnos rotativos: mañana, tarde y noche.

En cada turno, hay un grupo de trabajo formado por un supervisor y dos operadores. Los cuales se encargan de monitorear el funcionamiento de las líneas de producción.

Para que todo marche bien y los grupos de trabajo sean eficientes en todo momento. El equipo de operaciones arma un calendario trabajo por turnos en una hoja y excel. Una solución fácil y rápida, ¿cierto?

Pero es ahí, donde inició el caos. En cada turno el supervisor encargado ajustaba el calendario de turnos de trabajo, con la finalidad de evaluar sus actividades. Sin embargo, por error se arrastró una celda y se solaparon los horarios de dos operadores.   

Lo que trajo como consecuencia que en el turno de la noche ningún operador se presentará a trabajar a la planta. Un verdadero caos operativo, el supervisor se encontraba solo, las actividades asignadas no se llevaron a cabo.

Alternativas para crear un calendario de turnos de trabajo

Aunque, un error lo comete cualquiera. Este tipo de cosas se pueden evitar, si el equipo apropiado, que es el de recursos humanos, utiliza herramientas tecnológicas que permitan una gestión de turnos efectiva y sin errores.

Por ejemplo, existen software especializados que se encargan de automatizar la organización de horarios y cuadrantes. Como Sesame HR, que además permite una rápida configuración de jornadas de trabajo.

Así tendrás un calendario de turnos de trabajo optimizado, que se ajuste a las necesidades de la empresa.

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