Base de datos: ¿qué es y por qué es necesaria en la empresa?

¿Sabías que una base de datos es un elemento clave de gestión? Pues sí, es una herramienta informática que permite almacenar de forma estructurada toda la información de una empresa.

Hoy en día este instrumento se puede encontrar en organizaciones de cualquier tamaño o rubro. Desde grandes corporativos empresariales hasta pequeños negocios.

Por otro lado, el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), en su análisis de tecnologías, información y comunicación en las empresas para el año 2017 sostiene que:

“El 56,6% de los trabajadores de las empresas emplean herramientas informáticas en su rutina cotidiana”

INEI

Es por ello, que te mostraremos aspectos básicos para llevar una gestión de la información efectiva a través de una base de datos ¿Estás listo?, empecemos.

¿Qué es una base de datos?

Es un conjunto de datos ordenados y almacenados de forma electrónica a través de una estructura lógica.

Cada base de datos está diseñada para satisfacer las necesidades de información de una empresa o cualquier tipo de organización.

Cuando hablamos de datos, se hace referencia a los símbolos que detallan condiciones, hechos o valores. Es decir, que estos pueden representar una cantidad, medida o descripción bajo un contexto determinado.

Por ejemplo, una base de datos en la gestión de recursos humanos permite almacenar, ordenar y analizar información básica como:

• Nombre de los trabajadores.
• Dirección y datos personales.  
• Identificación del puesto de trabajo.
• Actividades a desarrollar.
• Evaluaciones de desempeño.
• Remuneración.

¿Cuáles son los elementos básicos de una base de datos? 

Los elementos básicos que componen una base de datos son los siguientes:

Tablas

Son estructuras integradas por campos y registros, que permiten almacenar datos bajo un contexto dado. Por este motivo se considera un componente clave en la gestión de información, la cual se ajusta en función de un contexto dado.

Formularios

Su función es facilitar la entrada de datos, además de controlar la manera en que los usuarios interactúan con la información.

Por lo general, los formularios tienen botones y ejecutan comandos informáticos para procesar los datos. Esto con el fin de presentar resultados o datos relevantes.  

Consultas

Por medio de este elemento se hace análisis y modificación de los datos recopilados.

Es decir, que tiene como objetivo mostrar la información obtenida a los usuarios.

Informe

Se emplea para presentar los datos recopilados de las tablas de manera impresa, esto según la configuración que se elija.

Los informes se generan a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas.

¿Qué es una base de datos de empleados?

Una base de datos de empleados es un conjunto ordenado de datos y documentos de los colaboradores de una organización. Los cuales se recopilan y gestionan de forma electrónica.

Dentro de la gestión de recursos humanos las bases de datos de empleados permiten evaluar, controlar y recopilar información clave para procesos vinculados con:

• Gestión de horarios, ausencias, vacaciones y permisos por colaborador.
• Desarrollo de planes de carrera y capacitación, según el perfil de cada trabajador.
• Compendio digital de documentos, por ejemplo: copia del contrato laboral o registros de los colaboradores.
• Control y evaluación de actividades o tareas.

Además, con un sistema de gestión de recursos humanos como Sesame HR podrás crear una base de datos de empleados que se adapte a las necesidades de la empresa.  

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Ejemplos de bases de datos

Las bases de datos en la actualidad son pieza central en la ejecución de diversas actividades y operaciones, veamos algunos ejemplos:

Plataforma digital para consumidores y servicio al cliente

Cuando visitamos alguna página web para revisar o comprar en línea ciertos productos, estamos accediendo a una base de datos. Se sostiene un enlace directo entre el proveedor y consumidor.

Donde la información de los productos disponibles, especificaciones y los datos del pedido se almacenan de forma digital.

También permite el registro de servicios, así como la actualización de entradas en la base de datos con datos personales.

Según la Cámara de Comercio de Lima, en lo que va de año casi 9 millones de peruanos han realizado compras por internet.

¡No hay duda, las bases de datos están presentes en la vida cotidiana!

Banca electrónica y gestión financiera

Hoy en día es posible actualizar registros de base de datos acerca de depósitos, retiros, pago de facturas y otras transacciones.

Por otra parte, la aprobación de alguna compra con tarjeta de crédito se hace a través de la consulta de un conjunto de datos.

En cambio, al usar una tarjeta de débito se revisa la base de datos del banco para verificar el número de cuenta y el saldo disponible.

Portal de empleados

El portal de empleados se trata de una plataforma digital que tiene como función mejorar la comunicación interna en las empresas. Además de permitir la consulta y el tratamiento de datos claves en la gestión de recursos humanos.

Todo esto es posible con una base de datos amplia que almacene información elemental de los empleados.

De tal forma que se pueden enviar mensajes o notificaciones directas a los trabajadores. Se crean canales para facilitar el intercambio de información efectiva.

Base de datos en excel: la más clásica

En este caso se trata de un conjunto de datos ordenados en la hoja de cálculo del programa Excel. La cual se utiliza no solo en las empresas sino en distintas áreas.

Esta base de datos se compone de una serie de tablas con filas y columnas, distribuidas en la hoja de cálculo. Donde se puede modificar y filtrar datos a través de funciones y fórmulas matemáticas.

Además, ofrecen un entorno para el almacenamiento de información, tomando en cuenta volúmenes pequeños o medianos de datos.

Excel se ha convertido en una herramienta básica y efectiva de trabajo, gracias a la transformación digital ¡Todo un clásico para estos tiempos!

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